Búsqueda de Inmuebles

Introducción

En cada Proceso Electoral Local se tiene la necesidad de contar con inmuebles en renta para instalar los Órganos Desconcentrados en cada una de las 45 cabeceras distritales electorales y en los 125 municipios de la entidad, en los que se ubicarán las Juntas y Consejos Distritales y Municipales Electorales. Derivado de esta obligación, se creó el documento de carácter normativo para realizar esta actividad en los Procesos Electorales denominado “Carpeta de campo para el Arrendamiento de Inmuebles, de los Órganos Desconcentrados”.

La “Carpeta de campo para el Arrendamiento de Inmuebles, de los Órganos Desconcentrados del Proceso Ordinario de Diputados y Miembros de los Ayuntamientos del Estado de México, 2017-2018” fue aprobada mediante el acuerdo número IEEM/JG/67/2016 de la Junta General en su sesión ordinaria de fecha 19 de septiembre de 2017.

Objetivo

Aportar al Instituto los medios técnicos necesarios para la ubicación, verificación y contratación de los inmuebles para los órganos desconcentrados distritales y municipales electorales, dotarlos de instalaciones apropiadas para el buen funcionamiento de las cuarenta y cinco Juntas y Consejos Distritales y ciento veinticinco Municipales Electorales.

Búsqueda y validación

Aprobada la Carpeta de Campo, se integran equipos de Servidores Públicos Electorales adscritos a la Secretaría Ejecutiva, Dirección de Administración, Dirección de Organización y Dirección Jurídico Consultiva, para la búsqueda y localización de Inmuebles que cumplan con los requisitos establecidos. Las actividades a realizar son:

1. Localizar, ubicar, identificar inmuebles y hacer reconocimiento e inventario de áreas.

2. Recabar documentación del inmueble y propietario.

3. Valoración de adecuaciones con el dueño del inmueble.

4. Firma del contrato de arrendamiento.

5. Adecuaciones preliminares al inmueble.

6. Ocupación y equipamiento del inmueble.

Se somete a través de la Dirección de Administración al Comité de Adquisiciones, Enajenaciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios de este Instituto, como apto de ser arrendado. Se recopilan los datos contemplados en los formatos que como anexos se integran en la carpeta y se conforman los expedientes de los inmuebles idóneos de ser arrendados. Se recaba la documentación del inmueble y del propietario y se integra un expediente por cada bien inmueble que cumpla con los requisitos establecidos. Requisitos que deberá cubrir el propietario del inmueble, para efecto de poder ser arrendado, como:

1. Original y copia del documento oficial que avale el derecho de propiedad o de posesión (escritura pública, contrato privado de compra venta o poder para tal efecto y sentencia definitiva);

2. Original y copia de los planos de la construcción, en caso de que el propietario cuente con ellos y de ser así solicitar los arquitectónicos, estructurales y de instalaciones en general;

3. Original y copia de la Cédula del Registro Federal de Contribuyente con actividad especial;

4. Original y copia del recibo de pago del impuesto predial, vigente al inicio del contrato;

5. Original y copia del comprobante del pago de agua, vigente al inicio del contrato;

6. Original y copia del recibo de pago de luz del bimestre anterior al inicio del contrato.

7. Original y copia de identificación oficial vigente con fotografía del arrendatario: Credencial para votar con fotografía, Pasaporte, Cédula Profesional, Licencia de automovilista o Cartilla del Servicio Militar Nacional.

Equipos de trabajo

Funciones generales: Todos los integrantes de los equipos de trabajo, deberán coadyuvar en la determinación del inmueble que cumplan con los requerimientos establecidos en la “Carpeta de campo”. Conformación de los grupos de trabajo: Secretaría Ejecutiva (un servidor público electoral)

• Participa en el reconocimiento, visita, localización, búsqueda y verificación de los inmuebles que puedan ser incluidos como propuestas para la instalación de los órganos desconcentrados.
• Vigila que se cumpla el procedimiento para el arrendamiento de inmuebles
• Vigila que se cumplan con las medidas y espacios de las propuestas de los inmuebles susceptibles de arrendamiento.

Dirección Jurídico Consultiva (un servidor público electoral)

• Verifica los requisitos que deberá cubrir el propietario del inmueble, para efecto de poder ser arrendado, como son:
• Original y copia del documento oficial que avale el derecho de propiedad o de posesión.
• Escritura pública, contrato de compra venta o poder para tal efecto.
• El arrendador deberá presentar la cédula del Registro Federal de Contribuyentes con actividad especial.
• Planos de la construcción (en caso de existir: arquitectónicos, estructurales y e instalaciones en general.
• Original y copia del recibo del pago del impuesto predial, vigente al inicio del contrato.
• Original y copia del comprobante del pago del agua, vigente al inicio del contrato
• Original y copia del recibo de luz del bimestre anterior al inicio del contrato

Original y copia de identificación vigente con fotografía del arrendatario: credencial para votar con fotografía, Pasaporte, Cédula Profesional, Licencia de automovilista o Cartilla del Servicio Militar Nacional.

Dirección de Organización (un servidor público electoral)

• Participa en el reconocimiento, visita, localización, búsqueda y verificación de los inmuebles que puedan ser incluidos como propuestas para la instalación de los órganos desconcentrados
• Verifica que el inmueble cuente con el espacio suficiente para el desarrollo de las sesiones de los Consejos Distritales
• Verifica que las calles aledañas al inmueble cuenten con accesos y espacio suficiente para el tránsito y maniobras de carga y descarga de los transportes que trasladen la documentación y en su caso material electoral

Dirección de Administración (un servidor público electoral)

• Tramita, recibe y distribuye los recursos necesarios para llevar a cabo cada etapa del procedimiento
• Participa en el reconocimiento, visita, localización, búsqueda y verificación de los inmuebles que puedan ser incluidos como propuestas para la instalación de los órganos desconcentrados
• Coadyuva en la recopilación de datos contemplados en los formatos que como anexos se integran en la Carpeta de Campo
• Identifica, señala y valora, conjuntamente con los integrantes del grupo, las adecuaciones preliminares necesarias para un adecuado funcionamiento del inmueble
• Coadyuva a fin de que, con la información general en campo, los integrantes de los grupos de trabajo, realizarán la captura de los datos en el Sistema de Control de Arrendamiento de Inmuebles para los Órganos Desconcentrados, a fin de que la Dirección de Administración cuente con los elementos necesarios para generar los reportes correspondientes.

Proceso de recepción de contratos de arrendamiento

La Dirección de Administración solicita por medio de oficio a la Secretaría Ejecutiva instruya a la Dirección Jurídico Consultiva para que elabore los contratos de las Juntas Municipales y Distritales para el Proceso Electoral Local. La Secretaría Ejecutiva remite la petición de la Dirección de Administración e instruye a la Dirección Jurídico Consultiva. La Dirección Jurídica Consultiva realiza un proyecto de contrato y lo envía a la Secretaría Ejecutiva para su revisión. Si hay observaciones, la Secretaría Ejecutiva, las emite y las envía a la Dirección Jurídico Consultiva. Si no hay observaciones, la DJC, elabora los contratos de arrendamiento y los valida jurídicamente y los firma el titular del área; los envía nuevamente para su revisión a la Secretaría Ejecutiva y si no hay observaciones, la Secretaría Ejecutiva los remite a la Dirección de Administración para recabar la firma del arrendador. Ya recabada la firma del arrendador, firma el titular de la Dirección de Administración y los remite para firma del Secretario Ejecutivo y concluye el procedimiento.